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howto-bib10 Wer veranstaltet das 10. Bibcamp?
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Wir suchen dringend eine Einrichtung, bzw. Leute, die das Bibcamp 2017 veranstalten.
Kontakt für Fragen: Kai Eckert, eckert (at) hdm-stuttgart.de

http://www.bibcamp.de

Orga-Notizen Bibcamp 9: https://docs.google.com/document/d/1QZB9uaja4QQdoKBStdANlHlMs_bsnn6mVw8tcLNsxps/edit?usp=sharing

Allgemein
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Das Bibcamp wurde bis jetzt von Studierenden an Hochschulen in Bibliotheksstudiengängen veranstaltet, teilweise in Kooperation mit Bibliotheken oder Verbünden. Dabei wurde die Veranstaltung im Rahmen einer Lehrveranstaltung vorbereitet und durchgeführt. Es gibt aber keinen Grund, wieso das Bibcamp nicht auch von einer Einrichtung in anderer Form organisiert werden sollte. Jemand aus dem Orga-Team sollte schon mal auf einem Bibcamp gewesen sein, damit bestimmte Wiedererkennungsmerkmale der Bibcamps erhalten bleiben. Notfalls kann das aber auch durch mündliche Überlieferung gelöst werden ;-)


Was braucht man
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Orga: beim letzten Mal 8 Studierende, aber man kann das auch in einem kleineren (oder größeren) Team vorbereiten. Wichtigste Punkte: Sponsoring, Catering, Raumplanung/Technik, PR/Social Media

6-10 Räume an 2 Tagen, Verpflegung, ein paar Helfer (vor allem für Registrierung/Infopoint und Catering, mit vielen Helfern kann man noch jede Session mit einem Protokollanden versorgen, aber es geht auch mit weniger)


Zeitraum
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2017 wäre schön :-) Die letzten Jahre war es eher im Frühjahr, das wird aber über Hochschulen kaum noch gehen, weil die Planungen fürs Wintersemester längst abgeschlossen sind. Wenn also mit einer Lehrveranstaltung vorbereitet werden soll, dann wird das Bibcamp wohl im Sommer oder Herbst 2017 stattfinden, so dass man das Sommersemester als Vorlauf zur Vorbereitung hat. Aber natürlich kann man das auch schneller organsieren, wenn man das außerhalb einer Lehrveranstaltung, bzw. an einer anderen Einrichtung als einer Hochschule macht.

Kosten/Finanzierung
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Hauptkostenfaktor ist das Catering (unter der Annahme, dass Räume in einer Einrichtung gestellt werden). Da das Catering traditionell beim Bibcamp kostenlos ist (wie auch die Teilnahme), muss das durch Sponsoren aufgefangen werden. Das ist nicht ganz einfach, frühzeitig, bzw. von Anfang an nach Sponsoren schauen! Eigentlich sind es keine großen Summen (wenige 1000 Euro Gesamtbudget), vielleicht kann das eine Einrichtung auch zumindest teilweise tragen, mit ein paar Sponsoren kostet das am Ende dann vielleicht ein paar Hundert Euro. 

Teilnehmerzahl
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50 - 100, eher 50 als 100...

Ein wichtiger Punkt, den ich gerne hier einbringen möchte, aber lasst Euch davon bitte nicht entmutigen: 
    
In Stuttgart haben wir es am Ende auf 0 geschafft, auch dank ein paar Spenden von Teilnehmern(!), vielen Dank dafür! Allerdings sah es lange so aus, als ob wir auf eben diesen paar Hundert Euro sitzenbleiben, was für den Studiengang BI, der letztlich das finanzielle Risiko getragen hat, sehr unschön gewesen wäre. Wir haben deswegen eine Diskussion im Abschlussplenum geführt, ob es zwingend so sein muss, dass Eintritt und Verpflegung immer frei sind. Einige vertreten diesen Standpunkt vehement (vermutlich haben die noch kein Bibcamp organisiert), insgesamt war aber die Meinung im Publikum am Ende eher so, dass man ggf. Alternativen in Erwägung ziehen kann. Immerhin hätte schon eine Registrierungsgebühr von 10 oder 20 Euro einen spürbar entlastenden Effekt auf das Budget und würde nebenbei noch ein anderes Problem lösen: da das Bibcamp kostenlos ist, registrieren sich leider einige, die dann gar nicht kommen, was wiederum die Kosten für das Catering in die Höhe treibt und am Ende zu sehr viel ungegessenem Essen führt. Ja, das ist asozial und ich hätte es in der Bibcamp-Community nicht für möglich gehalten, aber leider Realität. Mein (Kai) persönlicher Standpunkt dazu: lieber einen kleinen UKB zahlen als gar kein BibCamp! Allerdings ist es in Stuttgart am Ende ja doch alles gut ausgegangen, insofern gilt: das muss der nächste Organisator entscheiden.


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Kandidaten, Diskussion, Ideen: